La gestion des documents électroniques fait partie des points importants à respecter pour assurer le développement de vos activités. Que vous soyez particulier ou professionnel, ce détail doit occuper une place primordiale pour vous.
Fort heureusement, il existe plusieurs outils susceptibles de vous aider à atteindre cet objectif avec succès. Parmi ceux-ci se distingue Digiposte, un coffre-fort numérique très pratique. Voici tout ce qu’il faut savoir sur ce service de gestion de documents numériques.
Comment définir le service Digiposte ?
Digiposte de la poste est un gestionnaire de documents électroniques accessible à toute personne, particuliers comme professionnels. Grâce à cet outil, il est possible aux particuliers de sécuriser leurs documents personnels sensibles à partir de leurs dématérialisations et de leurs centralisations. Qu’il s’agisse alors de vos bulletins de salaire, de vos factures ou relevés de compte, vous n’aurez aucun mal pour assurer leur protection sur le web.
En dehors de l’archivage, Digiposte vous permet aussi de recevoir et partager des documents importants. À cet effet, il met à votre disposition plusieurs outils comme la boîte aux lettres. Celle-ci a pour but de réceptionner certains de vos documents par voie électronique pour une gestion plus efficace.
En ce qui concerne les professionnels, ils peuvent utiliser Digiposte afin de gérer l’intégralité du flux documentaire. Cela leur permet ainsi de transmettre des documents sensibles aux :
- prestataires,
- salariés,
- clients,
- fournisseurs.
Autrement dit, les entreprises bénéficient beaucoup plus de la fonction partage de documents lorsqu’elles utilisent Digiposte de la poste.
Que faire pour rendre actif son compte Digiposte ?
Pour utiliser Digiposte, il vous suffit de créer un compte Digiposte et de l’activer. Pour ce faire, rendez-vous sur le site officiel Digiposte. Ensuite, procédez à la création de votre coffre-fort numérique. Bien entendu, cela nécessite le renseignement de certaines informations.
Une fois le compte créé, vous devez ensuite l’activer pour avoir accès aux fonctionnalités de Digiposte. En réalité, après l’ouverture de votre compte, cliquez sur l’onglet «Confirmer mon adresse e-mail». À la suite de cette action, vous recevrez un e-mail sur votre adresse électronique. Il vous revient alors de le consulter pour ouvrir l’e-mail.
Si vous ne voyez pas le message, pensez à vérifier vos courriers indésirables (spams). Une fois l’e-mail trouvé, ouvrez-le pour confirmer votre inscription. Dès lors, vous aurez accès à différentes fonctionnalités selon la formule d’abonnement choisie.
Quels sont les avantages de Digiposte pour les particuliers ?
Même si Digiposte est accessible aux particuliers et professionnels, il ne leur procure pas forcément des avantages identiques. Pour les premiers, il leur permet de réceptionner, stocker et partager en ligne tout type de document.
Recevoir des documents sur le web
Un particulier qui utilise Digiposte a la possibilité d’accuser réception des documents virtuels depuis n’importe quel appareil disposant d’une bonne connexion internet. L’outil lui réserve en effet un espace unique virtuel où il sauvegarde tous ses documents reçus. Il est ainsi le seul à y avoir accès, ce qui optimise la confidentialité des données.
Classer les documents
Après la réception des documents, Digiposte se charge aussi de les classer à partir d’un système de sauvegarde. Suite à la classification des documents, ce dernier met en place un système d’alerte en fonction des échéances. Pour simplifier vos recherches, vous pouvez choisir d’organiser vos documents par ligne. Quoi qu’il en soit, la valeur juridique des archives ne change pas, peu importe la façon de classer pour laquelle vous avez opté.
Partager les documents
Avec Digiposte, vous pouvez partager l’accès à vos documents en tant que particulier. Pour y arriver, il vous suffit de donner le droit d’accès à toute personne à qui vous désirez faciliter la consultation. Si vous ne le faites pas, vous serez alors le seul à accéder à vos documents, car le partage est totalement limité et sécurisé.
Que représente Digiposte pour les entreprises ?
Comme susmentionné, Digiposte représente une solution de gestion qui est aussi accessible aux petites, moyennes et grandes entreprises. Pour celles-ci, il est plutôt considéré comme l’outil idéal pour gérer le partage de documents de manière efficace.
Autrement dit, pour les sociétés, Digiposte n’est rien d’autre qu’un système de dématérialisation très pratique. D’ailleurs, cela ne fait qu’optimiser leur productivité, puisque les documents dématérialisés et partagés, conservent leur valeur légale dans le cadre juridique. Dans ce cas, le document numerique jouit des mêmes avantages que celui original sous format papier.
Quelques points positifs de Digiposte pour les entreprises
En tant que système de dématérialisation, Digiposte confère certains avantages aux entreprises.
Gestion efficace des budgets financiers
Les entreprises qui font usage du programme Digiposte, ont à faire avec un système de facturation du service de type «pay as you go». Avec ce dispositif, elles ne payent que l’espace de stockage qu’elles ont utilisé. Cela facilite ainsi la gestion des ressources financières de la société en payant uniquement la consommation sur-mesure.
Un gain de temps
Avec l’utilisation de Digiposte, les entreprises gagnent aussi un temps considérable. En réalité, la dématérialisation des documents simplifie les tâches et rend les recherches plus faciles. De plus, il leur est désormais plus simple d’envoyer et de partager des documents à n’importe quel collaborateur de la société.
Un suivi complet sur extranet
Après l’envoi des documents, Digiposte permet aux entreprises de les suivre pour une gestion plus efficace du flux. Cette possibilitĂ© leur offre ainsi l’avantage d’avoir connaissance du nombre de destinataires, d’envoyer et de recevoir des documents.