Utilisé à ce jour par une multitude de sociétés françaises telles que Bouygues Telecom, Total ou encore Canal +, MyPeopleDoc révolutionne le monde du RH en proposant un service postal et plus simple. Ce site institutionnel est connu pour traiter annuellement plus d’un millier de documents à travers le monde ! Qu’en est-il ? Qu’en pensent tous ceux qui l’ont déjà testé ?
MyPeopleDoc : brève présentation
En clair, il s’agit d’une plateforme SaaS, qui a été créée pour et avec les Ressources Humaines.
À la fois rapide et écologique, elle a pour vocation de distribuer en toute sécurité vos documents RH par voie électronique. Grâce à sa navigation beaucoup plus intuitive, vous aurez tout le loisir d’y déposer vos documents personnels volumineux en 2 temps 3 mouvements.
Ce service vous offre ainsi l’opportunité de recevoir vos documents professionnels selon 2 modes, au choix :
- Par voie postale : c’est le mode classique. En choisissant cette option, vous recevrez vos documents directement chez vous.
- Par voie électronique : au moyen du fameux coffre-fort personnel. Dans ce cas précis, la gestion de vos documents se fera exclusivement en ligne.
Mode de fonctionnement du service
Pour mieux comprendre le mode de fonctionnement de MypeopleDoc, il faut savoir que le service s’occupe uniquement des opérations de distributions de vos documents. En effet, il ne prend pas en compte l’archivage de ces derniers qui sont pour leur part assurés par la Caisse des Dépôts Arkhineo.
La caisse en question n’est autre que la filiale du groupe Caisse des Dépôts, qui est un groupe public français.
En plus de faciliter le partage de vos documents, le service MyPeopleDoc vous permet en outre de profiter aisément de vos abonnements. Il en va de même pour la gestion de vos paramètres de compte comme les emails, la langue utilisée pour le service…
Le recours à cette plateforme vous offre l’opportunité d’optimiser au maximum vos opérations RH. C’est aussi un outil qui vous permet d’améliorer la communication dans l’entreprise, à savoir celle entre les managers et les collaborateurs.
En optant pour cette plateforme intégrée, vous aurez la garantie de bénéficier de plus de productivité et d’agilité concernant toutes vos ressources RH.
Comment activer votre coffre-fort ?
Pour profiter des services de MyPeopleDoc, il est nécessaire de recevoir au préalable une invitation de la part de votre société. Cette invitation via mail s’accompagne obligatoirement d’un code d’activation à usage unique.
L’activation de votre coffre-fort reste ainsi une étape très simple, puisqu’il ne vous suffit que de quelques minutes pour le faire. Pour cela, il vous suffit de vous rendre sur le site : www.mypeopledoc.com.
Autre point important qui mérite mention : vous avez notamment la possibilité de choisir le format de distribution de vos documents RH électroniques.
Il faut savoir qu’en profitant des services du coffre-fort numérique RH, vous aurez le droit d’accéder au guide complet du site sur la loi du travail, les CPA et autres bulletins de paie.
Les services offerts sur la plateforme Saas
Afin de garantir la réussite de vos projets, les services du site et ses partenaires visent un seul objectif : la garantie de l’atteinte de vos résultats. Afin de vous aider à y parvenir, plusieurs pôles sont pris en compte :
La partie mise en œuvre :
Cette étape a pour but d’assurer la réussite du déploiement de MyPeopleDoc au sein de votre entreprise. Celle-ci prend en compte toutes les étapes liées au lancement de vos documents jusqu’à leur mise en production. Plus en détail, la partie mise en œuvre de votre projet intègre les parties :
- Lancement : à savoir la définition du paramètre de votre projet, la définition de la gouvernance, mais aussi le choix du calendrier prévisionnel.
- La partie conception du projet : celle-ci a attrait au recueil de vos besoins spécifiques, à tout ce qui est organisation d’ateliers (fonctionnels et techniques), le maquettage…
- La configuration et l’intégration de votre projet : qui prend en compte tout ce qui est paramétrage de la plateforme de test, la migration des données…
- Les différentes recettes : à savoir les recettes unitaires et fonctionnelles du client.
- La mise en production : cette étape prend en charge toutes les parties liées au basculement sur la plateforme de production, au go-live…
Le pôle formation et accompagnement du client :
Ce pôle est renforcé par la mise en place de l’université MyPeopleDoc. De la simple mise en œuvre de votre solution MyPeopleDoc au besoin d’une mise à niveau, tout est fait pour vous donner entière satisfaction.
Pour atteindre cet objectif, le pôle formation et accompagnement est là pour maximiser l’adoption et la satisfaction des services offerts par la plateforme.
Le support client :
En choisissant d’utiliser les services de MyPeopleDoc, vous aurez tout le loisir de bénéficier des services du support client pendant les 30 jours qui suivent votre accès sur la plateforme.
La planification de démo :
Sur le site officiel de MyPeopleDoc, vous pouvez planifier des démos. Celles-ci sont entièrement réalisées sur internet et durent environ une trentaine de minutes. Après avoir programmé votre démo, vous recevrez par la suite un courriel qui vous guidera sur la manière de vous connecter au site.
Pour planifier une démo, procédez comme suit :
- Rendez-vous sur le site et cliquez sur l’onglet « Une démo ? Go ! » situé juste en bas et à droite du site.
- En tant que professionnel de RH, il vous est donné la possibilité de choisir un créneau sur le site, pour parler de votre projet.
- Dépendamment de votre emploi du temps, il vous suffit ensuite de choisir un slot. Les créneaux indisponibles sont automatiquement marquées par la mention « unavailable ».
- Une fois que vous aurez choisi votre slot, vous serez automatiquement dirigés vers la page de Booking. Une fois arrivé à cette page, vous aurez à spécifier tous les détails demandés comme votre nom complet, votre adresse courriel, votre fonction (celle-ci est obligatoire). Enfin, n’oubliez pas de spécifier le nom de l’entreprise pour laquelle vous travaillez, le contact téléphonique ainsi que le nombre de salariés.
- Enfin, pensez à confirmer la réservation pour valider toutes les données que vous aurez fournies.
N.B : Le calendrier fourni par le site est paramétré selon l’heure française. Prenez ainsi en compte ce paramètre au moment de choisir votre slot, de sorte à éviter les problèmes de décalages horaires entre deux pays.
Avantages d’utilisation du service
En souscrivant au service de MyPeopleDoc, l’employé aura automatiquement droit à large panel d’avantages. De prime abord, c’est un service:
- Totalement gratuit pour les employés.
- Plus sécurisé. La technologie de coffre-fort électronique a pour but de vous permettre de mieux archiver vos documents originaux. Pour vous donner une idée plus précise, sachez que le service vous donne la possibilité de garder des bulletins de paie jusqu’à près de 50 ans et plus.
- Favorisant un gain de place énorme. Grâce à MyPeopleDoc, vous n’aurez plus de souci de rangements liés à vos documents. L’espace unique mis à votre disposition fait que vous pouvez accéder à tout moment à vos documents depuis la toile Internet. En effet, le service est accessible 7J/7, 24 h/24.
- Qui ne requiert pas de durée d’engagement malgré une pérennisation des documents traités.
- Favorisant un gain de temps énorme. Le traitement de tous vos documents se fait en un temps éclair, car il vous est possible de recevoir puis de retourner vos documents instantanément.
- Ĺ’uvrant pour votre empreinte carbone. Il limite le transport physique de vos documents.
- Qui reste disponible à vie, c’est-à -dire, même après que vous avez quitté l’entreprise.
À l’instar des autres services de même genre, celui de MyPeopleDoc vous garantit par ailleurs la confidentialité, mais aussi la pérennité au niveau des dossiers traités par le service.
Avis d’internautes sur MyPeopleDoc
Nous espérons que cette présentation et les quelques avis d’internautes sur MyPeopleDoc vous auront permis d’avoir un meilleur aperçu du service. Pour notre part, cette plateforme de digitalisation RH fait partie des plus novatrices sur le Marketplace.
À la fois complète et collaborative, elle a tout ce qu’il faut pour booster la transformation digitale des sociétés, et ce, quel que soient leur domaine d’activité. Nombreux sont les internautes qui ont déjà pu accéder aux services de MyPeopleDoc. Mis à part les avantages déjà mentionnés plus haut, de nombreux internautes ont apprécié les autres services offerts par le site.
Selon Daniel, un professionnel en RH, MyPeopleDoc vous permet de profiter de divers avantages. Il apprécie tout particulièrement les posts publiés dans la partie blog sur la digitalisation RH.
Selon ses dires, cette partie du site lui a permis de mieux comprendre les enjeux liés à l’utilisation du service. En plus des blogs publiés, d’autres internautes ont également soulevé l’importance de pouvoir profiter en toute liberté du glossaire RH. Rien de tel pour se professionnaliser dans son domaine. Quant à la partie ressource du site, elle vous donne accès à différentes thématiques de documents réparties selon différentes catégories. Celles-ci vont de l’expérience collaborateur au futur to work. Ces pépites de documents vous renseignent par ailleurs sur tout ce qui est conformité et productivité RH.
À noter que ces documents sont disponibles dans divers formats comme les livres blancs et ebooks, les webinaires, les success-stories…